О компании Публикации в СМИ Наши проекты Наши клиенты Контакты Партнеры и друзья

НАШИ ПРОЕКТЫ:

Главная Публикации в СМИ Работа с гостями- почему они не приходят

Работа с гостями- почему они не приходят

Где же, где же Барбацуца…

Самый волнительный момент в жизни любого организатора мероприятий - минута по появления гостей. Придут ли, кто придет, кто не придет, а вдруг будет больше… даже это Ваш день рождения и приглашены самые близкие неявка может составить печальные 50%, а что уж говорить про официальные деловые события, присутствовать на которых вас не может обязать ни долг, ни совесть, а только желание. Сколько раз я видела расстроенные глаза за маской спокойствия на лицах организаторов, когда не приходили заявленные гости, когда вместо громкого события на 500 человек, собирался камерный раут человек на 20 или когда заявленные топ-менеджеры не глядя или сознательно передавали свои приглашения секретарям, администраторам, менеджерам. Паника, а будут ли гости, начинает охватывать организатора примерно за день до мероприятия и отпускает, только с окончанием события, потому что до последнего мысль, что еще вот-вот подъедут опоздавшие согревает.

Разные компании и разные агентства перепробовали множество методик: как же гарантированно перевести гостя из списка приглашенных в список прибывших. Самая смелая – это, конечно, заручившись предварительным согласием, прислать автомобиль с водителем за гостем, которые гарантированно доставят персону на мероприятие. Это обязательное условие для приглашенных звезд ( особенно если речь идет о звездах не в списке гостей, а звездах - как ключевая часть программы) и для топ VIP гостей.

В определенный момент стало популярно и повсеместно ставить на приглашениях маркировку RVSP …, то есть подтвердите свое присутствие по такому-то номеру. По моему опыту и опыту моих знакомых это дает небольшой процент в таки явке гостя. Чуть больше процент, когда речь идет о мероприятиях с рассадкой, где каждому гостю отведено свое место. К таким событиям приглашенные относятся с бОльшим вниманием и для неявки потребуется более серьезный повод, чем лень. Но в общей массе, всего приблизительно процентов 25 гостей отзванивается, подтверждая присутствие.

Это и еще множество мелких деталей, которые не заметны взгляду стороннего человека, однажды заставили нас создать своего рода checklist «а все ли я сделал для явки гостей». В этот чеклист мы поместили шаги, решении я, хитрости и проверочные вопросы, которые позволили агентству добиваться средней явки гостей 80% от числа всех приглашенных. По опыту обычно этот процент в среднем составляет от 30 % ( меньше это только при тотальном разгильдяйстве менеджеров) до 75%

Прежде всего, а тех ли Вы приглашаете? Вы уверены в том, что событие, куда вы приглашаете интересно конкретно этому человеку. При изначально неверной выборке вы рискуете остаться совсем без гостей. На моей памяти я видела только 2 мероприятия, где явка составила 0,1% - из 300 заявленных пришло в одном случае 2 человека, во-втором пять. Причем это были заявлены значимые светские события с неплохой программой. Вряд ли, конечно, это была только ошибочная выборка, а совокупность факторов. Конечно менеджер, отвечая за гостей совсем не глуп и знает свою целевую аудиторию, но часто, ради красивого увесистого списка проделанной работы, в выборку включается максимум просто людей и , как результат, из трехста приглашенных пришло всего 50 , тех самых кто был изначально в целевой группе.

Нужно оказаться в нужное время в нужном месте. А туда ли и вовремя ли Вы приглашаете своих гостей? Значение имеет все. Дата: июль - большая часть людей в отпусках; январь и начало мая, если речь идет у русской аудитории тоже; конец августа- начало сентября надо отправить детей в школу собрать и потом войти в режим, не до событий; Пятница вторая половина дня подходит для клубных мероприятий, но провальна для деловых и официальных, также как суббота и воскресенье. Однако, если у Вас вечерний или даже бальный дресс-код необходимо дать гостям возможность собраться - в будний день гости либо придут абы как, либо предпочтут вообще не придти, так как не успевают. Понедельник - хорош для легких деловых событий, среда-четверг уже сложились как признанные светские дни.

Время: не забывайте , что надо закончить рабочий день и еще доехать. Назначая начало события на 6, Вы рискуете собрать гостей только к 8 ( немногие готовы отпроситься с работы раньше по такому поводу) , но назначая сразу на 9 есть риск, что приехав наконец домой после целого трудового дня человеку уже будет лениво выйти вновь.

Место: паркинг, паркинг и еще раз паркинг. Я сама и сходу назову еще множество человек, кто просто не едет на мероприятие, если я знаю, что мне негде будет припарковаться или я рискую потратить на это больше времени, чем на само мероприятие. Поэтому советую обозначать на приглашении, что есть паркинг или отдельная парковка для гостей мероприятия. Тоже самое касается площадок, которые находятся на отшибе и туда достаточно долго добираться.

Далее работа непосредственно с гостями. Смотря какое у Вас событие и как сильно Вы хотите получить качественную публику, то смс рассылки и слепая рассылка пригласительных категорически не подходит, даже если это именные приглашения. Чем выше статус события и выше статус приглашаемых гостей, тем более личным должно быть приглашение. В идеале, это администратор, который звонит каждому потенциальному гостю с рассказом о событии и как правило даже просят выслать на почту информацию о событии( мы это называем guest reliz). Затем администратор перезванивает, получая подтверждение или отказ присутствия и уже после этого, отсылает именное приглашение. И неплохо через несколько дней удостовериться в том, что приглашение получено именно тем, кому оно направлялось. По моему опыту на этом этапе 6 гостям из 10 приходилось либо заново рассказывать о событии либо отсылать повторное приглашение.

Кстати о сроках, приглашать за месяц слишком рано, а за 2 дня слишком поздно. Для очень важных событий, которые требуют именной рассадки или жесткого контроля количества гостей имеет смысл недели за 2,5-3 собрать предварительные данные кому вообще интересно и кто теоретически сможет присутствовать. Для грандиозных событий ( например бал в Кремлевском дворце) такую статистику начинают собирать даже и за год. Но обычно оптимально начинать приглашать гостей на 1,5-2 недели и дня за 2 получить подтверждение о присутствии ( очень часто за этот период ситуация может кардинально поменяться)

Ну и напоследок несколько моментов, которые просто подстрахуют явку наиболее важных персон. Как я уже выше писала это - прислать автомобиль, который отвезет туда и обратно (!) . Если есть возможность ( особенно это касается звезд и топ- персон) , обеспечить звонок от кого-то их личного знакомого , который подтвердит свое присутствие на этом событии - то это лучшая мотивация, которая только может быть.

Евгения Гозман