Как представить себя иностранным партнерам
Прежде всего, идете в гости вы или гости идут к вам. От этого зависят все действия, когда Вам необходимо презентовать себя иностранным партнерам и контрагентам.
Предположим, в гости едете Вы. Что необходимо предусмотреть и учесть: прежде всего, четкость и понятность всего, что будет происходить. Как ни странно, но даже итальянцы, испанцы, аргентинцы, мексиканцы, бразильцы, которые слывут самыми необязательными и безалаберными партнерами, на своей территории предпочитают пунктуальность и понятность. Поэтому чем раньше и чем четче, Вы определите расписание своего визита и согласуете его с принимающей стороной, тем комфортней будет Ваше общение. Естественно заранее, обозначьте необходимое для Вас оборудование: экраны, микрофоны, столы и п.р. В отличие от привычного нашим специалистам по мероприятиям форс-мажора и аврала, иностранцы, как правило, впадают в ступор и решение вопроса «когда Вам этого необходимо? вчера» откладывается на послезавтра.
Что ценят иностранные компании и самые часто задаваемые в вопросы. Для меня было удивительно, когда первый раз у нас спросили фотографии офиса. Потом это повторилось уже с другой западной компанией и стало понятно, так как Россия очень непонятное для них бизнес явление, то большинство представителей запада пытаются для себя найти понятные опорные точки, чтобы оценить Вашу стабильность и положение на рынке. И для них такой точкой является прежде всего офис компании. Обязательно включите в свою презентацию фотографии или 3D тур по вашему офису/ производству. Очень хорошо, если также будут представлены ключевые фигуры, которые будут осуществлять коммуникацию с данной компанией, например начальник департамента логистики. Чем более персонализировано будет представление компании, тем лояльней к ней отнесутся.
Большинство иностранных компаний, как западных, так и восточных очень иерархичны и отличаются пиететом перед высокопоставленными лицами. Идеально, если непосредственно владелец или президент компании лично сможет принять участие в презентации. Если нет, то обязательно стоит предусмотреть видео обращение или приветственное письмо, которое будет зачитано перед открытием презентации.
Стоит ли устраивать громкий банкет в честь презентации? Не стоит. Банкет в честь заключения договора или удачного контракта – да, но в рамках презентации для иностранных партнеров –нет. Лучше ограничиться деловым или легким вечерним фуршетом, где неформально представители компаний смогут обсудить возможности сотрудничества, но не будет неоправданного пафоса. Даже легкий фуршет возможно сделать на таком высоком уровне, что партнерам будет понятна и стабильность и успешность Вашей компании, как делового партнера, но не появится недопонимание излишних неоправданных трат. Особенно такое отношение свойственно Европейским компаниям.
Большая делегация или необходимый минимум? Необходимый минимум. Да, бывает необходимо представить всю команду, но не всегда у принимающей стороны есть необходимый простор. Создавать неловкость, пытаясь запихнуть 15 человек в кабинет, рассчитанный на 5-х не стоит. Или заранее позаботьтесь о том, что вся делегация сможет везде комфортно разместиться или будет разбита на необходимые группы для проработки конкретных направлений по отдельности.
Что еще важно: переводчики, желательно каждому руководителю свой. Внимательно отнеситесь к меню, если предусмотрен фуршет, чтобы случайно не предложить шашлычок из свинины арабским гостям или говядину гостям из Индии. Не менее внимательно к регалиями и должностям представителей обоих компаний, не ошибитесь представляя одних другим. На западе очень чтут все возможные регалии: доктор наук, кандидат, бакалавр, советник и пр. и могут очень обидится если Вы упустите какой-то из титулов. И наверное не стоит уже говорить о таких мелочах: как соответствующий дресс-код, визитные карточки и сувениры с символикой фирмы. Желательно не высокой стоимости, чтобы не поставить принимающую сторону в неловкое положенные обязанных.
В общих чертах все это в совокупности обеспечит эффективную презентацию компании для иностранных партнеров.